data wejścia w życie: 10 sierpnia 2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. „13. Globalna Konferencja Buddyjska”, zwana dalej „Konferencją”, organizowana jest przez fundację „Theravada”, zwaną dalej „Organizatorem”, w terminie 6–8 listopada 2026 roku, w Centrum Kongresowym ICE w Krakowie.
2. Organizatorem Konferencji jest fundacja „Theravada” z siedzibą w Warszawie (ul. Eugeniusza Szwankowskiego 4A/32, 01-318 Warszawa), KRS 0000464215, NIP 5223006901.
3. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i jest wiążący dla wszystkich jej uczestników.
4. Uczestnikami Konferencji mogą być osoby fizyczne zainteresowane naukami Buddy — niezależnie od reprezentowanej tradycji, poziomu doświadczenia medytacyjnego czy przynależności do jakiejkolwiek wspólnoty — zarówno osoby praktykujące, jak i zainteresowane tematyką Konferencji, a także osoby związane z nią zawodowo lub prywatnie oraz przedstawiciele mediów posiadający akredytację prasową.
5. W ramach Konferencji odbywać się będą sesje wykładowe o charakterze naukowym, dydaktycznym, edukacyjnym oraz praktycznym, w tym sesje medytacyjne.
6. Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem: buddha2026.org.

§2. Warunki uczestnictwa w Konferencji

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie rejestracji.
2. Przez rejestrację rozumie się:
   • prawidłowe zgłoszenie chęci uczestnictwa poprzez wypełnienie i przesłanie ankiety zgłoszeniowej;
   • pozytywną weryfikację zgłoszenia przez Organizatora;
   • otrzymanie zaproszenia od Organizatora;
   • wygenerowanie imiennego biletu z indywidualnym kodem QR uprawniającego do wejścia na teren Konferencji.
3. Udział w Konferencji jest bezpłatny. Uczestnik może przekazać dobrowolną darowiznę na rzecz Organizatora za pośrednictwem wskazanych form wsparcia. Darowizna stanowi wsparcie organizacji Konferencji i nie jest warunkiem uczestnictwa.

§3. Udział w Konferencji

1. Uczestnikami Konferencji mogą być osoby pełnoletnie oraz dzieci powyżej 12. roku życia, które są rzeczywiście zainteresowane tematyką Konferencji, potrafią uczestniczyć w wykładach w skupieniu i ciszy.
2. Uczestnictwo osoby małoletniej (która ukończyła 12. rok życia) wymaga wcześniejszego zgłoszenia przez rodzica lub opiekuna prawnego do Organizatora pod adresem mailowym: konferencja-(at)-buddha2026.org. Rodzic lub opiekun prawny:
   1. dokonuje rejestracji w imieniu osoby małoletniej i podaje jej dane niezbędne do rejestracji;
   2. akceptuje w imieniu osoby małoletniej postanowienia niniejszego Regulaminu oraz zapoznaje się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych;
   3. wyraża zgodę na wygenerowanie imiennego biletu dla osoby małoletniej;
   4. zobowiązany jest do sprawowania osobistej opieki nad osobą małoletnią, która ukończyła 12. rok życia, a nie ukończyła 16. roku życia, przez cały czas jej pobytu na terenie Konferencji;
   5. w przypadku osoby małoletniej, która ukończyła 16. rok życia, rodzic lub opiekun prawny może wyrazić uprzednią pisemną zgodę na jej samodzielne poruszanie się po terenie Konferencji. Rodzic lub opiekun prawny pozostaje nadal za nią odpowiedzialny przez cały czas jej uczestnictwa w Konferencji oraz zobowiązany jest do zapewnienia możliwości niezwłocznego kontaktu z nim przez Organizatora.
   6. ponosi pełną odpowiedzialność za działania osoby małoletniej oraz za szkody wyrządzone przez nią na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz niniejszego Regulaminu.
3. Akredytację prasową można uzyskać poprzez wypełnienie formularza dostępnego na oficjalnej stronie internetowej Konferencji: https://buddha2026.org/dla-mediow/.
   1. Zgłoszenia akredytacyjne są rozpatrywane indywidualnie przez rzecznika prasowego.
   2. Liczba akredytacji nie jest na tym etapie ograniczona. Decyzja zostanie przekazana drogą mailową najpóźniej na kilka dni przed rozpoczęciem Konferencji.
   3. Akredytacja uprawnia do korzystania z materiałów prasowych oraz, w uzasadnionych przypadkach, do udziału w zaplanowanych aktywnościach medialnych, zgodnie z zasadami obowiązującymi podczas Konferencji.
4. Organizator może zaprosić do udziału w Konferencji Gości Honorowych, Prelegentów, tłumaczy oraz inne osoby uczestniczące w organizacji lub realizacji wydarzenia.
5. W Konferencji mogą brać udział osoby posiadające status Uczestnika, uzyskany po dokonaniu rejestracji zgodnie z Regulaminem, oraz osoby zaproszone przez Organizatora.
6. Zasady udziału wolontariuszy w Konferencji określa §3a Regulaminu.
7. Uczestnik może brać udział w wybranych częściach Konferencji, w tym w poszczególnych wykładach lub w wybranych dniach wydarzenia. W przypadku konieczności wcześniejszego opuszczenia Konferencji lub wyjścia z sali w trakcie trwającego panelu, Uczestnik zobowiązany jest do uczynienia tego w sposób nie zakłócający przebiegu wydarzenia, w szczególności z zachowaniem ciszy oraz przy możliwie najmniejszym wpływie na komfort pozostałych uczestników i prowadzących.
8. Osoby o szczególnych potrzebach, w tym osoby z niepełnosprawnościami, proszone są o wcześniejszy kontakt z Organizatorem pod adresem e-mail: konferencja-(at)-buddha2026.org, jeszcze przed wygenerowaniem biletu, w celu ustalenia możliwości zapewnienia odpowiednich warunków uczestnictwa i wsparcia podczas Konferencji.

§3a. Wolontariusze

1. W organizację Konferencji mogą być zaangażowani wolontariusze działający na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zasad określonych przez Organizatora.
2. Wolontariusze są zobowiązani do przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz poleceń Organizatora i koordynatorów wolontariatu.
3. Wolontariuszem może być również osoba małoletnia, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa oraz zostały spełnione warunki określone przez Organizatora, w szczególności uzyskano zgodę rodzica lub opiekuna prawnego.
4. Szczegółowe zasady współpracy z wolontariuszami określa Organizator.
5. Samo zgłoszenie do wolontariatu nie uprawnia do udziału w Konferencji ani do otrzymania biletu. O przyznaniu możliwości uczestnictwa decyduje Organizator, uwzględniając rzeczywiste zaangażowanie wolontariusza oraz potrzeby organizacyjne Konferencji.

§4. Opis procesu uzyskania darmowego biletu z kodem QR

1. Około pół roku przed wydarzeniem Organizator dwukrotnie wyśle osobom posiadającym indywidualny numer zaproszenia wiadomość e-mail z informacją o konieczności wygenerowania biletu z kodem QR w dedykowanej aplikacji.
2. Niewygenerowanie biletu z kodem QR w terminie 30 dni od wysłania pierwszej z tych wiadomości e-mail skutkuje utratą posiadanego zaproszenia. Miejsce zostanie przydzielone osobie z listy rezerwowej, a spóźniony uczestnik zostanie przeniesiony na koniec tej listy.
3. Termin zgłoszenia chęci uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 10 lutego 2026 roku. Po tym terminie możliwe jest zapisanie się wyłącznie na listę rezerwową.
4. Osoby wpisane na listę rezerwową będą informowane drogą elektroniczną o zwalniających się miejscach, zgodnie z kolejnością zgłoszeń. Możliwość wygenerowania biletu w tym trybie jest ograniczona czasowo, zgodnie ze szczegółami przekazanymi przez Organizatora. Brak wygenerowania biletu w wyznaczonym terminie skutkuje przesunięciem na koniec listy rezerwowej oraz przydzieleniem miejsca kolejnej osobie.
5. Bilet konferencyjny zawiera indywidualny kod QR oraz informacje organizacyjne, w tym dotyczące deklaracji wypożyczenia słuchawek do tłumaczenia symultanicznego.
6. Bilet jest bezpłatny, imienny i uprawnia do uczestnictwa w Konferencji wyłącznie osobę, której dane są umieszczone na bilecie. Bilet nie może być przekazywany, odsprzedawany ani użyczany innym osobom. W uzasadnionych przypadkach Organizator dopuszcza możliwość dokonania zmian na bilecie na prośbę Uczestnika.
7. Liczbę dostępnych miejsc określa Organizator.
8. Zaproszenie jest przypisane do pojedynczego adresu e-mail identyfikującego Uczestnika. Każdy adres e-mail uprawnia posługującego się nim Uczestnika do otrzymania maksymalnie jednego biletu, chyba że Organizator w uzasadnionych przypadkach wyrazi zgodę na dopuszczenie więcej niż jednego biletu.
9. Każdy uczestnik, w tym osoba małoletnia zgłoszona przez rodzica lub opiekuna prawnego, otrzymuje imienny bilet z indywidualnym kodem QR. Dopuszcza się wygenerowanie więcej niż jednego biletu dla uczestników zgłoszonych z wykorzystaniem tego samego adresu e-mail, jeżeli dotyczą one osób małoletnich pozostających pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego.

§5. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji w dowolnym czasie.
2. Rezygnację należy zgłosić w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: konferencja-(at)-buddha2026.org.
3. Uczestnik, który po wygenerowaniu biletu wie, że nie będzie mógł wziąć udziału w Konferencji, zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora lub samodzielnej rezygnacji przy użyciu linku „Rezygnacja” (umieszczonego w wiadomości e-mail potwierdzającej wygenerowanie biletu z kodem QR) w celu umożliwienia udziału osobie z listy rezerwowej.
4. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji przekazana darowizna nie podlega zwrotowi, ponieważ ma charakter dobrowolnego wsparcia działalności statutowej Organizatora i nie stanowi opłaty za udział w Konferencji. Zwrot darowizny może nastąpić zgodnie z zasadami wynikającymi z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§6. Miejsca na sali

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i optymalnego przebiegu wydarzenia Organizator zastrzega sobie prawo do przydzielania miejsc na poszczególnych salach konferencyjnych.
2. Miejsca w salach konferencyjnych są nienumerowane. Zajmowanie miejsc stojących w salach (S1, S2) nie jest dozwolone.
3. W przypadku ograniczonej liczby miejsc w sali głównej (S1) Organizator może, przy ich przydziale, przyznać pierwszeństwo Gościom Honorowym oraz uwzględnić kolejność rejestracji Uczestników.
4. Po zapełnieniu sali głównej (S1) pozostali Uczestnicy zostaną skierowani do sali dodatkowej (S2), w której podczas głównych wydarzeń Konferencji, w tym jej rozpoczęcia i zakończenia, zapewniona będzie transmisja na żywo z sali głównej.
5. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że dokonanie rejestracji nie jest równoznaczne z zagwarantowaniem miejsca w konkretnej sali konferencyjnej.

§7. Opłaty

1. Uczestnik może przekazać dobrowolną darowiznę na rzecz Organizatora złożoną za pośrednictwem zbiórki na platformie Zrzutka.pl. Informacje dotyczące sposobu przekazania darowizny dostępne są na stronie internetowej Konferencji pod adresem buddha2026.org oraz na platformie zrzutka.pl.
2. Przekazanie darowizny ma charakter dobrowolny, stanowi wsparcie organizacji Konferencji i nie jest warunkiem uczestnictwa w Konferencji.
3. Uczestnik pokrywa we własnym zakresie wszelkie koszty związane z udziałem w Konferencji, w tym w szczególności koszty przejazdu, zakwaterowania, wyżywienia oraz inne wydatki z tym związane.
4. Organizator nie wystawia faktur VAT z tytułu przekazanych dobrowolnych darowizn.

§8. Reklamacje

1. Uczestnicy Konferencji mogą zgłaszać reklamacje dotyczące jej organizacji w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
2. Reklamacje należy składać w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: konferencja-(at)-buddha2026.org.
3. Organizator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania na adres e-mail wskazany przez składającego reklamację.

§9. Dane osobowe

1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO, tj. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
2. Administratorem danych osobowych jest Fundacja „Theravada” z siedzibą w Warszawie (ul. Eugeniusza Szwankowskiego 4A/32, 01-318 Warszawa), NIP 5223006901, e-mail: theravada.pl-(at)-gmail.com.
3. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w następujących celach:
   1. zawarcia i realizacji umowy udziału w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym obsługi rejestracji i zapewnienia prawidłowej organizacji wydarzenia, przez czas trwania Konferencji oraz okres niezbędny do rozliczeń po jej zakończeniu;
   2. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności związanych z dokumentacją wydarzenia, rozpatrywaniem reklamacji oraz przechowywaniem danych przez okres wymagany przepisami prawa;
   3. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym w szczególności dochodzenia zapłaty zryczałtowanego kosztu odtworzenia sprzętu w razie uszkodzenia, zniszczenia lub niezwrócenia zestawu słuchawkowego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres przedawnienia roszczeń;
   4. realizacji czynności organizacyjnych związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem Konferencji, takich jak rejestracja Uczestników, komunikacja z Uczestnikami, prowadzenie check-inu/zameldowania podczas wydarzenia, obsługa wydawania i zwrotu zestawów słuchawkowych zamówionych przez Uczestników, wystawianie zaświadczeń o udziale oraz prowadzenie systemów informatycznych niezbędnych do obsługi Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO).
   5. zawarcia i realizacji umowy o wolontariacie, w tym organizacji zadań wolontariackich, komunikacji, ewidencji czasu pracy wolontariusza (art. 6 ust. 1 lit  b RODO).
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w Konferencji. Konsekwencją niepodania danych lub podania nieprawdziwych danych będzie brak możliwości udziału w Konferencji.
6. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji Konferencji, przy zachowaniu odpowiednich środków ochrony, zgodnie ze szczegółowym wykazem podmiotów przetwarzających wskazanym w Polityce Prywatności – https://buddha2026.org/polityka-prywatnosci-pl-1.pdf.
7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.
8. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do wolontariuszy uczestniczących w organizacji Konferencji. W przypadku osób małoletnich wszelkie wymagane zgody i oświadczenia dotyczące przetwarzania danych osobowych składa rodzic lub opiekun prawny.
9. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Konferencji.

§10. Zasady uczestnictwa w sesjach medytacyjnych

1. W ramach Konferencji odbywać się będą sesje medytacyjne prowadzone w dwóch odrębnych salach przeznaczonych wyłącznie do praktyki medytacyjnej.
2. W salach medytacyjnych oraz w ich bezpośrednim otoczeniu obowiązuje cisza. Uprzejmie prosimy o jej zachowanie, aby wspierać skupienie i komfort wszystkich uczestników.
3. Uczestnicy proszeni są o przybycie co najmniej 10 minut przed rozpoczęciem sesji w celu zajęcia miejsca. Po rozpoczęciu sesji nie będzie możliwości dołączenia.
4. Ze względu na dużą liczbę uczestników, w przypadku opuszczenia sali w trakcie trwania sesji nie będzie możliwości ponownego wejścia na tę samą sesję.
5. Na terenie sal medytacyjnych obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i spożywania jedzenia. Dopuszczalne jest wniesienie napoju wyłącznie w zamykanej butelce.
6. Uczestnicy proszeni są o zajmowanie miejsc w sposób umożliwiający zachowanie przestrzeni osobistej, w szczególności bez bezpośredniego kontaktu fizycznego z innymi osobami.
7. Przed wejściem do sali medytacyjnej obowiązuje wyciszenie lub wyłączenie telefonów komórkowych oraz innych urządzeń elektronicznych.
8. W miarę możliwości prosimy o ograniczenie przemieszczania się w trakcie sesji oraz o przyjęcie stabilnej i wygodnej pozycji sprzyjającej spokojnej praktyce.
9. W przypadku potrzeby opuszczenia sali (np. ze względów zdrowotnych) prosimy o uczynienie tego możliwie najciszej, mając na uwadze komfort innych uczestników.
10. Zaleca się pozostawienie zbędnych przedmiotów poza salą medytacyjną lub w sposób niepowodujący hałasu.
11. Przed wejściem do sali medytacyjnej należy pozostawić obuwie w miejscu do tego wyznaczonym przez Organizatora.
12. Udział w sesjach medytacyjnych ma charakter dobrowolny i odbywa się na własną odpowiedzialność uczestników. Praktyka medytacyjna może wiązać się z indywidualnymi reakcjami natury psychicznej i fizycznej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za indywidualne reakcje organizmu związane z udziałem w sesjach medytacyjnych, z zastrzeżeniem odpowiedzialności wynikającej z obowiązujących przepisów prawa. Osoby mające wątpliwości co do swojego stanu zdrowia powinny przed udziałem skonsultować się z odpowiednim specjalistą.

§11. Zasady korzystania z konferencyjnych zestawów słuchawkowych

1. Podczas generowania biletu na Konferencję w dedykowanej aplikacji (generującej kody QR) Uczestnik zostanie poproszony o zadeklarowanie zapotrzebowania na słuchawki translacyjne. Informacja ta będzie przypisana do indywidualnego kodu QR oraz danych osobowych uczestnika. Warunkiem otrzymania słuchawek jest zaznaczenie zapotrzebowania na słuchawki translacyjne oraz akceptacja regulaminu Konferencji.
2. Wydawanie zestawów słuchawkowych odbywać się będzie podczas check-inu/zameldowania Uczestników na terenie Konferencji, na podstawie listy uczestników.
3. Uczestnik zobowiązany jest do zwrotu słuchawek każdego dnia po zakończeniu wydarzeń, w tym samym miejscu, w którym zostały odebrane.
4. Słuchawki są zbierane codziennie w celu ich naładowania i przygotowania na kolejny dzień Konferencji.
5. Organizator dopuszcza możliwość zmiany zasad obsługi zestawów słuchawkowych podczas Konferencji, jeśli będzie to uzasadnione potrzebą usprawnienia procesów organizacyjnych. O wszelkich zmianach Uczestnicy zostaną poinformowani za pośrednictwem komunikatów na miejscu Konferencji lub drogą elektroniczną.
6. W przypadku nieoddania słuchawek do końca Konferencji, Organizator podejmie kontakt z Uczestnikiem w celu ich odzyskania, w tym może poprosić o odesłanie sprzętu drogą pocztową.
7. W przypadku zawinionego zgubienia, zniszczenia lub trwałego uszkodzenia zestawu słuchawkowego, Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia zryczałtowanego kosztu odtworzenia sprzętu (obejmującego zakup nowego urządzenia oraz koszty jego konfiguracji w systemie), który na dzień sporządzenia Regulaminu ustala się na kwotę 2000 zł.

§12. Odpowiedzialność i zmiany

1. Organizator dokłada należytej staranności w organizacji Konferencji, jednak nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności działania siły wyższej, awarii technicznych, decyzji administracyjnych lub zdarzeń losowych. Organizator ponosi odpowiedzialność na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy, opóźnienia lub zmiany w przebiegu Konferencji, w tym w szczególności wynikające z przyczyn technicznych, organizacyjnych lub niezależnych od Organizatora.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczeń wynikających z przyczyn od niego niezależnych.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym zmiany prelegentów, godzin wystąpień, formy wydarzenia (np. stacjonarnej, hybrydowej lub online) oraz odwołania poszczególnych sesji, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi, technicznymi, bezpieczeństwa lub innymi okolicznościami niezależnymi od Organizatora. Zmiany te nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora. Uczestnik bierze udział w Konferencji na własną odpowiedzialność, adekwatnie do swojego stanu zdrowia i możliwości psychofizycznych.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez innych uczestników Konferencji, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
6. Procedura usunięcia uczestnika:
   1. Organizator ma prawo odmówić wstępu na Konferencję lub usunąć Uczestnika z jej terenu w przypadku naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu, zasad bezpieczeństwa lub porządku obowiązujących podczas Konferencji. Decyzja Organizatora w tym zakresie jest ostateczna. W takim przypadku Uczestnikowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora.
   2. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania okazania dokumentu potwierdzającego wiek Uczestnika oraz odmowę wstępu w przypadkach niespełniających Regulaminu.

§13. Postanowienia końcowe

1. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności wskutek działania siły wyższej (np. powodzi, huraganu, intensywnych opadów śniegu, konfliktów zbrojnych oraz na tle politycznym lub decyzji właściwych organów), Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez Uczestnika w związku z planowanym udziałem w Konferencji, w tym koszty przejazdu, zakwaterowania lub wyżywienia. Organizator nie przewiduje zwrotu przekazanych dobrowolnych darowizn w związku z odwołaniem Konferencji, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu oraz zobowiązaniem do ich przestrzegania, w tym zasad porządkowych i organizacyjnych ustalonych przez Organizatora.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji, w szczególności rzeczy pozostawione bez nadzoru, chyba że szkoda powstała z winy Organizatora.
4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone z ich winy na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja, a także w miejscach zakwaterowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Podczas Konferencji zabronione jest:
   1. prowadzenie działalności gospodarczej skierowanej do uczestników, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią zgodę;
   2. prowadzenie działalności politycznej lub misyjnej, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią zgodę.
6. Fotografowanie i filmowanie podczas Konferencji:
   1. Treści prezentowane podczas Konferencji podlegają ochronie prawnoautorskiej, a wizerunek i głos prelegentów stanowią ich dobra osobiste.
   2. Bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora zabronione jest rejestrowanie oraz rozpowszechnianie nagrań audio i video z Konferencji.
   3. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia lub zakazu rejestrowania obrazu i dźwięku podczas wybranych sesji.
   4. Fotografowanie oraz nagrywanie z udziałem mnichów i mniszek bez uprzedniej zgody Organizatora jest zabronione.
7. Podczas Konferencji Organizator będzie realizował relację fotograficzną i wideo (w tym ewentualne transmisje na żywo) w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i sprawozdawczych oraz – w zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa – promowania działalności statutowej Fundacji i kolejnych wydarzeń przez nią organizowanych.
   1. W odniesieniu do materiałów, w których Uczestnik stanowi jedynie szczegół całości (np. widowni, zgromadzenia, publicznej imprezy), rozpowszechnianie jego wizerunku może następować bez odrębnego zezwolenia, na zasadach określonych w art. 81 ust 2 pkt 2 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Materiały publikowane bez odrębnej zgody będą miały charakter relacyjny i ogólny; Organizator nie będzie wykorzystywał ich w sposób eksponujący pojedynczego Uczestnika jako główny motyw ani łączył jego wizerunku z imieniem, nazwiskiem lub innymi danymi identyfikującymi.
   2. Rozpowszechnianie materiałów obejmuje w szczególności następujące kanały komunikacji:
      1. oficjalne strony internetowe Fundacji i Konferencji;
      2. profile w mediach społecznościowych zarządzane przez Organizatora (np. Facebook, Instagram);
      3. platformy do hostingu wideo (np. Vimeo, YouTube);
      4. materiały drukowane (np. ulotki, broszury promocyjne, raporty roczne Fundacji, sprawozdania dla sponsorów);
      5. newslettery i mailingi do subskrybentów oraz partnerów Fundacji.
   3. Podstawą przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku w opisanym zakresie jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na dokumentowaniu działalności statutowej i promowaniu wydarzeń edukacyjno-kulturalnych.
   4. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia w dowolnym momencie — z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją — sprzeciwu wobec przetwarzania jego wizerunku na podstawie art. 21 RODO. oraz na zasadach określonych w art. 81 ust 2 pkt 2 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Sprzeciw można zgłosić drogą elektroniczną na adres: theravada.pl-(at)-gmail.com lub na miejscu u obsługi Konferencji.
   5. W przypadku planowania wykonania Uczestnikowi ujęcia portretowego, wywiadu lub innego nagrania, w których jego wizerunek jest głównym motywem, Organizator przed wykonaniem i wykorzystaniem materiału pozyska odrębną, dobrowolną zgodę Uczestnika.
8. Rejestrowanie przez osoby trzecie. Organizator nie odpowiada za utrwalanie ani rozpowszechnianie wizerunku Uczestników przez podmioty działające niezależnie od Organizatora i we własnym imieniu, w szczególności przedstawicieli mediów, uczestników, prelegentów, sponsorów lub partnerów. Zastrzeżenie to nie dotyczy osób i podmiotów działających na zlecenie Organizatora lub zgodnie z jego instrukcjami.
9. Podczas Konferencji Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad etykiety wobec monastyków (mniszek i mnichów), w szczególności do okazywania szacunku, powstrzymywania się od kontaktu fizycznego, chyba że wynika on z uzasadnionych okoliczności oraz noszenia stosownego ubioru. Szczegółowe zasady zostały udostępnione na stronie internetowej Konferencji w części FAQ: https://buddha2026.org/.
10. Na terenie Konferencji obowiązuje zakaz:
    1. wnoszenia, posiadania i używania broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz innych niebezpiecznych przedmiotów;
    2. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających;
    3. przebywania na terenie Konferencji pod wpływem alkoholu lub środków odurzających;
    4. wprowadzania zwierząt, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa;
    5. używania urządzeń mogących zakłócać przebieg wydarzenia (np. emitujących silne światło lub dźwięk).
    Osoby naruszające powyższe zasady mogą zostać usunięte z terenu Konferencji.
11. Na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja, obowiązuje regulamin wewnętrzny. Obejmuje on m.in. całkowity zakaz palenia (w tym również e-papierosów) oraz zakaz wnoszenia i spożywania własnego jedzenia. Z pełną treścią regulaminu obiektu można zapoznać się pod adresem: https://ae2022.symposium.pl/conf-data/AE2022/files/PL_REGULAMIN_OBIEKTU.pdf
12. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Wszelkie zmiany wchodzą w życie w terminie co najmniej 7 dni od dnia ich opublikowania na stronie internetowej Konferencji oraz poinformowania zarejestrowanych Uczestników drogą elektroniczną. Uczestnik, który nie akceptuje wprowadzonych zmian, ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji, przesyłając stosowną informację na adres e-mail Organizatora w terminie 7 dni od dnia otrzymania powiadomienia o zmianie, przy czym za dzień otrzymania uznaje się dzień wysłania wiadomości e-mail na adres podany przy rejestracji.
13. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, RODO oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – w zakresie dotyczącym wolontariuszy.
14. Regulamin jest sporządzony w języku polskim i angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy polską a angielską wersją językową Regulaminu rozstrzygająca jest wersja polska.
15. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Konferencji pod adresem buddha2026.org.